Особенности внеофисного хранения документов

Известно, что любые документы, к какой бы сфере деятельности они ни относились, требуют систематического учета, надежного хранения и управления. Информация, которая в них содержится - самый ценный актив коммерческих компаний и государственных учреждений.

Внеофисным хранением документов, их архивной обработкой, формированием системы электронного архива, конфиденциальным уничтожением документов занимаются специализированные организации, которые располагают архивными хранилищами. Рейтинг архивных компаний вы можете найти на сайте onb2b.ru

В чем преимущество внеофисного хранения документов?

Управлять большим объемом бумажных документов в офисе довольно трудно и дорого. Требуются специально обученные сотрудники, наличие архивного оборудования, соответствующего помещения, обустройство его системами безопасности, рациональной системы документооборота и т.д. При этом не исключено влияние человеческого фактора, например, потеря документа, уничтожение его по ошибке. Кроме того, согласно мировой статистике, в 90% случаев корпоративного шпионажа замешаны сотрудники компании. И еще. Когда компания решает передать на аутсорсинг функции архивной обработки документов, она сокращает свои операционные расходы и направляет силы на решение профильных задач.

Как работает система хранения документов?

Для хранения и систематизации документов чаще всего используется система штрих-кодирования. Она значительно экономит время при поиске документов, а также позволяет классифицировать их по любым параметрам: датам, алфавиту, номерам договоров. Сами документы хранятся в архивных и файловых коробах, которые разработаны с учетом массового использования, имеют высокую прочность и уникальную систему сборки.

Когда клиенту требуются документы, которые уже сданы на хранение, ему достаточно лишь связаться с архивной компанией и сообщить об этом. Сотрудники хранилища сканируют штрих-код документа и передают его клиенту. Программа автоматически отмечает локацию документа, благодаря чему всегда можно отследить его местонахождение, снижая влияние человеческого фактора и нежелательных последствий.

Услуга конфиденциального уничтожения.

Каждый документ имеет регламентированный срок хранения. Для любой компании важно, чтобы и после истечения сроков действия документов содержащиеся в них данные не попали в чужие руки. Для этих целей существует конфиденциальное уничтожение. К примеру, срок хранения кредитных досье банков составляет 5 лет. По окончании этого срока производится экспертиза их ценности, на основе которой составляются соответствующие акты и выдается заключение на их уничтожение. Естественно, услуга оказывается после получения запроса от клиента.